Beneficios de digitalizar la información de pacientes en clínicas odontológicas

El sector ha evolucionado, la tecnología, la interacción social y las comunicaciones han cambiado, pero las necesidades de las clínicas siguen siendo las mismas, implantar herramientas que ayuden a gestionar y automatizar procesos, que optimicen recursos, mejoren la atención al paciente y aumenten los beneficios. La evolución tecnológica nos ha situado en un escenario donde los servicios en la nube, la tecnología aplicada a la comunicación y los dispositivos móviles son parte fundamental en nuestro día a día, haciendo indispensable la aplicación de este paradigma en la forma de trabajar de la clínica dental.

La clínica dental es un negocio, y como tal está inmerso en un mercado cada vez más competitivo, luchando a diario con grandes cadenas de servicios odontológicos con la única opción de adaptarse a la nueva realidad digital para no encontrarse con clara desventaja frente a sus competidores y las exigentes expectativas de los pacientes.

Los pacientes constituyen la columna vertebral de cualquier práctica odontológica. Es tan importante la inversión en equipamiento y formación, como en la óptima gestión de la base de datos. Disponer de un software, como GESDEN, que permita digitalizar y gestionar la información de los pacientes de forma ágil y sencilla, detectar sus necesidades y ayudarnos en la mejora su salud bucodental, es hoy un básico, del que no podemos prescindir.

Digitalizar la información de los pacientes consiste en convertir todos los registros que hasta ahora la clínica gestionaba en papel a un formato digital y almacenarlos de forma ordenada (en la ficha del propio paciente), controlada y protegida.

¿Qué información podemos digitalizar dentro de la historia clínica del paciente?

• Anamnesis, que incluye la filiación, motivo de la visita, historial médico del paciente e historial odontológico.
• La exploración extraoral e intraoral.
• Pruebas complementarias como radiografías (oclusales, periapicales o aletas laterales), ortopantomografías, telerradiografía…
• Plan de tratamiento y seguimiento.
• Documentación sanitaria como la protección de datos, consentimientos informados, presupuesto entregado
• Peticiones adicionales: documentos que la clínica solicitan al paciente

Ventajas de digitalizar la información del paciente

• Información disponible siempre que se necesite, acceso ágil y sencillo en cualquier momento y desde cualquier lugar. En los casos de un paciente con urgencia, el profesional puede acceder a su expediente.
• Una significativa mejora de la atención al paciente. El profesional puede acceder de forma inmediata a los registros, antecedentes y situación actual del paciente.
• Agiliza el proceso de diagnóstico y tratamiento, atención más efectiva.
• Planificación de visitas a largo plazo permitiendo monitorizar el plan de salud bucodental del paciente.
• Mejora en los diagnósticos

Además, debemos ser conscientes del inicio de un proceso de cambio en la forma de trabajar, implantando herramientas básicas, como son un software de gestión de clínica y firma digital de documentos, que nos permita establecer nuevos protocolos de trabajo basados en la digitalización de datos (filiación) y documentos del paciente y de la clínica.

Mayor accesibilidad y portabilidad de datos

Hoy en día, es difícil concebir que un paciente vaya a una clínica dental y se le siga entregando documentación en papel para firmar, y además esta documentación se guarde sin ningún tipo de seguridad en una estancia donde se ubica el archivo. Digitalizar la información del paciente proporciona a los profesionales de la clínica una utilización más productiva de los datos del paciente.

La portabilidad y accesibilidad de los datos digitales de pacientes son aspectos fundamentales en la atención médica moderna. La portabilidad se refiere a la capacidad de los pacientes para llevar consigo su información médica, independientemente de dónde se encuentren. Esto es especialmente valioso en situaciones de emergencia o cuando un paciente se traslada a un nuevo proveedor de atención.

Por otro lado, la accesibilidad implica que tanto los pacientes como los profesionales de la salud puedan acceder a la información necesaria en el momento adecuado. Las plataformas digitales permiten que los médicos consulten datos en tiempo real, lo que mejora la toma de decisiones y reduce el riesgo de errores. Además, los pacientes pueden acceder a sus datos a través de aplicaciones móviles o portales en línea, lo que les empodera para participar activamente en su atención médica.

En resumen, la portabilidad y accesibilidad de los datos digitales no solo mejoran la experiencia del paciente, sino que también optimizan la eficiencia de la clínica dental, promoviendo una atención más segura y personalizada. Sin una visión global y un fácil acceso a toda la información, los profesionales de la clínica pierden mucho tiempo buscando lo que necesitan y en ocasiones no lo encuentran.

Mejora en la eficiencia y reducción de errores

La digitalización de los datos de pacientes ha transformado significativamente la atención médica, mejorando la eficiencia y reduciendo errores en el proceso de gestión de información. Al convertir registros en papel a formatos digitales, se facilita el acceso a la información clínica, lo que permite a los profesionales de la salud consultar rápidamente el historial médico, resultados de pruebas y tratamientos previos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la calidad de la atención al permitir decisiones más informadas y oportunas.

Además, la digitalización minimiza los errores asociados con la transcripción manual de datos. Los registros electrónicos son menos propensos a errores de escritura o interpretación, lo que reduce el riesgo de diagnósticos incorrectos y tratamientos inadecuados. Las herramientas de validación y los sistemas de alerta en los software de gestión de datos también ayudan a identificar inconsistencias o problemas potenciales antes de que se conviertan en situaciones críticas.

Por otro lado, la digitalización facilita la colaboración entre diferentes profesionales de la salud, permitiendo un intercambio de información más fluido y coordinado. En resumen, la digitalización de los datos de pacientes no solo optimiza la eficiencia operativa, sino que también contribuye a una atención más segura y de mayor calidad.

Seguridad de los datos y cumplimento normativo

La digitalización de las clínicas dentales ofrece múltiples beneficios, pero también presenta desafíos significativos en términos de seguridad de datos y cumplimiento normativo. La protección de la información sensible de los pacientes es primordial. Los registros médicos digitales, las imágenes radiológicas y otros datos personales deben ser almacenados y transmitidos de manera segura para evitar accesos no autorizados, robos de identidad y violaciones de privacidad.

Para garantizar la seguridad de los datos, es crucial implementar medidas robustas como el cifrado de la información, tanto en reposo como en tránsito, y el uso de sistemas de autenticación de múltiples factores. Además, las clínicas deben mantener actualizados sus sistemas y software para protegerse contra vulnerabilidades y ciberataques.

El cumplimiento normativo es otro aspecto esencial. Las clínicas dentales deben adherirse a regulaciones específicas como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) en Estados Unidos. Estas normativas establecen directrices claras sobre cómo manejar, almacenar y compartir datos médicos, así como sobre la obligación de informar a los pacientes sobre sus derechos de privacidad.

La capacitación continua del personal en prácticas de seguridad y cumplimiento es vital para prevenir errores humanos que puedan comprometer la integridad de los datos. La digitalización puede mejorar la eficiencia y calidad del servicio, pero debe ser manejada con una fuerte conciencia de la seguridad y el cumplimiento normativo para proteger tanto a las clínicas como a sus pacientes.

Muntsa RosellEquipo Social Media Infomed Software